江西定海鉭鈮申訴處理程序

1. 目的
為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類風(fēng)險(xiǎn)與隱患，保障利益相關(guān)方與公司管理層的順暢溝通，提高與利益相關(guān)方參與和互動(dòng)的質(zhì)量，從而建立和諧互利的利益相關(guān)方關(guān)系，維護(hù)各利益相關(guān)方和公司的合法權(quán)益，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，特制定本程序。 
2. 范圍
本程序適用于基于公司產(chǎn)品、供應(yīng)鏈、運(yùn)營(yíng)行為、業(yè)務(wù)關(guān)系而與公司存在直接或潛在聯(lián)系的所有 利益相關(guān)方（“申訴人”），包括但不限于： 
(1) 公司在職員工和處于應(yīng)聘流程的人員； 
(2) 公司客戶，包括供應(yīng)商、合作商和采購(gòu)商； 
(3) 社會(huì)組織和媒體； 
(4) 股東和投資者； 
(5) 供應(yīng)商的員工及客戶； 
(6) 公司各運(yùn)營(yíng)所在地的居民。 
3. 申訴事項(xiàng) 
申訴人可就與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、經(jīng)營(yíng)管理決策與活動(dòng)、業(yè)務(wù)關(guān)系、內(nèi)外部非業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)，且實(shí)際或可能違反適用于公司的法律法規(guī)或其他要求的情況，尤其是實(shí)際或可能違反以下各項(xiàng)文件中 的要求的情況提出申訴： 
(1) 公司盡責(zé)管理體系中各程序文件 
(2) 《OECD 對(duì)受沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)礦物負(fù)責(zé)任的供應(yīng)鏈的盡職調(diào)查指南》 
(3) 《多德-弗蘭克華爾街改革和消費(fèi)者保護(hù)法》（簡(jiǎn)稱《多德-弗蘭克法案》） 
(4) 《歐盟沖突礦產(chǎn)法規(guī)》 
(5) 《中國(guó)對(duì)外礦業(yè)投資社會(huì)責(zé)任指引》 
4. 申訴原則 
申訴人向公司提出申訴，以及公司接受和處理申訴均遵循以下原則： 
(1) 事實(shí)原則：申訴人應(yīng)根據(jù)具體事實(shí)而非公司的戰(zhàn)略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供基于事實(shí)的證據(jù)和材料，公司接受和處理申訴則應(yīng)以查清事實(shí)為基本出發(fā)點(diǎn)并根據(jù)查清的事實(shí)做 出處理；
(2) 關(guān)聯(lián)原則：申訴人可為自身或代表其他個(gè)人、群體或組織提出申訴，只要申訴事項(xiàng)與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、經(jīng)營(yíng)管理決策與活動(dòng)、業(yè)務(wù)關(guān)系、內(nèi)外部非業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)，公司不接受也不處理與公司不存在任何關(guān)聯(lián)的申訴； 
(3) 程序原則：申訴人提出申訴和參與申訴應(yīng)嚴(yán)格遵照本制度規(guī)定的程序和流程，公司接受和處理申訴也應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的要求進(jìn)行； 
(4) 保密原則：申訴人和公司均應(yīng)在保密的原則下，對(duì)申訴進(jìn)行嚴(yán)肅認(rèn)真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關(guān)人員均應(yīng)保守秘密，不在處理程序結(jié)束前就申訴進(jìn)程和內(nèi)容做公開披露； 
(5) 及時(shí)原則：申訴人應(yīng)在知道或理應(yīng)知道相關(guān)事實(shí)后的合理時(shí)間內(nèi)及時(shí)提出申訴，以便調(diào)查和處理，公司在接受到申訴以后，應(yīng)及時(shí)處理并給予答復(fù)，但公司不予受理自申訴人知道或理應(yīng)知道相 關(guān)事實(shí)超過兩年的申訴。 
5. 申訴層級(jí) 
公司設(shè)立部門、跨部門和全公司三個(gè)申訴層級(jí)： 
(1) 公司各部門均須接受和處理由申訴人提出或公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組轉(zhuǎn)交辦理的，事關(guān)本部門職責(zé)權(quán)限的申訴。 
(2) 申訴事項(xiàng)涉及多個(gè)部門，且相關(guān)各部門都無法單獨(dú)或合作解決的，報(bào)負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組，由其協(xié)調(diào)各個(gè)相關(guān)部門及其他部門，提出申訴解決方案。 
(3) 申訴處理委員會(huì)：成立五人申訴處理委員會(huì)，由一名公司主要領(lǐng)導(dǎo)，以及營(yíng)銷、綜合管理以及人力資源各部門一位主要負(fù)責(zé)人組成，由負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組支持其工作，具體成員包括： 
公司主要領(lǐng)導(dǎo)：余定海（總經(jīng)理，委員會(huì)主任） 
營(yíng)銷部：余環(huán)（部門經(jīng)理） 
營(yíng)銷部：王萬園（原料采購(gòu)經(jīng)理） 
生產(chǎn)部：傅立柏（部門經(jīng)理） 
審計(jì)部：羅時(shí)榜（辦公室） 
申訴處理委員會(huì)不直接接收申訴，但根據(jù)申訴程序在申訴到達(dá)申訴處理委員會(huì)時(shí)，由其代表公司 對(duì)申訴進(jìn)行最終一輪研究和討論，提出申訴解決方案。 
6. 申訴渠道 
公司設(shè)立部門和全公司兩個(gè)層面的多種接受申訴的渠道，具體而言： 
(1) 各部門在其業(yè)務(wù)流程中設(shè)立接受申訴的渠道和方式，包括本部門員工的申訴渠道（如意見箱、懇談會(huì)等）、以及與本部門存在業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和其他利益相關(guān)方的申訴渠道（如客戶滿意度調(diào)查等）； 
(2) 負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組代表公司設(shè)立、宣傳并維護(hù)公司層面接受申訴的渠道，包括公司網(wǎng)站、總經(jīng)理郵箱和社交媒體等，并應(yīng)使利益相關(guān)方廣為知曉。 
7. 申訴程序 
無論接受申訴的渠道，所有申訴應(yīng)嚴(yán)格遵循以下處理程序： 
(1) 申訴人申訴時(shí)須填寫公司統(tǒng)一指定并提供的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴申訴書》（附件 1），說明相關(guān)事實(shí)和申訴的訴求；接受申訴的部門應(yīng)做好《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴記錄》，記錄后應(yīng)要求申訴人簽字確認(rèn)： 
(2) 各業(yè)務(wù)部門經(jīng)由本部門的申訴渠道和方式而接受的申訴由各部門首先進(jìn)行處理，實(shí)行“首問負(fù) 責(zé)制”，并可為此目的設(shè)立申訴主管職責(zé)，但在相關(guān)申訴明確事關(guān)另一部門時(shí)，則須協(xié)助申訴人將該申訴轉(zhuǎn)交于另一部門；負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組經(jīng)由公司層面的申訴渠道接到申訴后，應(yīng)首先確定與該申訴相關(guān)的具體業(yè)務(wù)部門，并將其在第一時(shí)間（接到申訴后的 3 個(gè)工作日內(nèi)）轉(zhuǎn)交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并告知申訴人； 
(3) 相關(guān)業(yè)務(wù)員部門在接到申訴人提出或公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組轉(zhuǎn)交的涉及本部門的申訴后，應(yīng)首先研判該項(xiàng)申訴是否符合本制度第二到第四條的受理?xiàng)l件，如否，則應(yīng)在接到申訴之日起 3個(gè)工作日內(nèi)告知申訴人且申訴終止，并應(yīng)在《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴申訴書》上做好記錄； 
(4) 如果申訴符合受理?xiàng)l件，各部門應(yīng)在接到申訴之日起 7 個(gè)工作日內(nèi)在部門職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)申訴事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和回應(yīng)，提出處理意見，如果申訴人接受該答復(fù)即可終結(jié)申訴；如果申訴人不接受部門所做答復(fù)和處理意見，則相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助其在 5 個(gè)工作日內(nèi)向負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組提出申訴； 
(5) 負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組在接到上述申訴后，應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門的主管共同研究申訴，進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)查和取證，必要時(shí)獲取管理相關(guān)部門的公司高層管理者的意見和支持，并應(yīng)在接到申訴之日起 10 個(gè) 
工作日內(nèi)向申訴人做出答復(fù)和處理意見，如果申訴人接受該答復(fù)即可終結(jié)該申訴；如果申訴人不接受負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組所做答復(fù)和處理意見，則負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組應(yīng)協(xié)助其在 5 個(gè)工作日內(nèi)向公司申訴處理委員會(huì)提出申訴； 
(6) 在申訴提交到申訴處理委員會(huì)后，負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組應(yīng)在 5 個(gè)工作日內(nèi)組織申訴處理委員會(huì)召開會(huì)議，討論該項(xiàng)申訴并在必要時(shí)補(bǔ)充調(diào)查，并應(yīng)確保在申訴提交于申訴處理委員會(huì)之日起 15個(gè)工作日內(nèi)向申訴人做出答復(fù)，提出公司層面的最終解決方案，如果申訴人接受該項(xiàng)方案，則申訴正式終結(jié)；如果申訴人仍不能接受申訴處理委員會(huì)的解決方案，則可以尋求企業(yè)以外的解決途徑，包括司法途徑； 
(7) 如果一個(gè)申訴明確涉及多個(gè)部門的，須由首先接到申訴的部門通知負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組，由其按照本條第(5)、(6)款的規(guī)定進(jìn)行處理； 
(8) 如果同一申訴人或不同申訴人就經(jīng)由本條各款處理過的相同申訴再次提出申訴的，由接到申訴的部門或負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組告知其前述申訴結(jié)果，并不予接受申訴；但申訴人如對(duì)申訴結(jié)果的執(zhí)行不滿意，可就此再次提出申訴。 
8. 申訴結(jié)果 
申訴人接受答復(fù)、處理意見或解決方案后，應(yīng)配合相關(guān)部門填寫《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書》“申訴人確 認(rèn)”部分，承諾接受《申訴書》所列申訴結(jié)果，并不再就同一問題提出申訴或訴諸其他爭(zhēng)端解決機(jī)制， 包括司法解決機(jī)制，并簽名確認(rèn)。申訴處理結(jié)果應(yīng)記錄為一式叁份的《供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書》（附件 1），一份交申訴人保存，一份 交存所涉相關(guān)業(yè)務(wù)部門（涉及多個(gè)部門的，可制作相應(yīng)副本），一份由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組匯總并存檔。 
9. 申訴跟進(jìn) 
申訴處理結(jié)果應(yīng)從兩個(gè)層面加以跟進(jìn)： 
(1) 申訴結(jié)果得出并被申訴人接受后，由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)申 訴結(jié)果的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。 
(2) 公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組應(yīng)就申訴結(jié)果所顯示的公司在管理制度上的改進(jìn)機(jī)會(huì)向公司最高管理層提出建議。 
10. 申訴者保護(hù) 
公司承諾不會(huì)因申訴行為對(duì)申訴者采取任何形式的報(bào)復(fù)，對(duì)于未能遵守保密原則導(dǎo)致申訴者利益受損害的雇員，公司將酌情予以處罰，嚴(yán)重者可解除勞動(dòng)合同，送交司法機(jī)關(guān)處理。 
11.匿名申訴處理
匿名申訴按正常的申訴處理程序做好登記，對(duì)申訴時(shí)間、申訴內(nèi)容、申訴對(duì)象等信息進(jìn)行記錄備案。第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門匯報(bào)，并協(xié)調(diào)人員進(jìn)行調(diào)查處理。申訴內(nèi)容不論是否屬實(shí)，都應(yīng)向有關(guān)調(diào)查人員說明情況，處理過程中，注意做好信息保密工作；如果申訴者留有聯(lián)系方式，調(diào)查處理過后，應(yīng)向申訴者做好回訪。
12.制度實(shí)施 
(1) 本制度自 2024 年 1 月起實(shí)施； 
(2) 本制度由公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組最終解釋并負(fù)責(zé)修改。 
申訴第一聯(lián)系人： 
聯(lián)系人：余定海 
電話：+867954600256
申訴郵箱：378325634@qq.com 
 
 

附錄 1： 
江西省定海鉭鈮有限公司盡職調(diào)查管理體系

供應(yīng)鏈盡責(zé)申訴書

申訴人姓名 
職業(yè) 
申訴人姓名 
職業(yè) 
申訴與公司的聯(lián)系 
申訴人聯(lián)系方式 
申訴事件發(fā)生日期 
申訴事實(shí)經(jīng)過、理由及申訴的訴求（可附頁，并附申訴證據(jù)）： 
申訴日期： 
申訴人簽名： 
相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門處理經(jīng)過及結(jié)論： 
部門負(fù)責(zé)人： 
日期： 
負(fù)責(zé)任采購(gòu)管理工作組處理經(jīng)過及結(jié)論： 
負(fù)責(zé)人： 
日期： 
申訴處理委員會(huì)最終結(jié)論： 
委員會(huì)主任： 
日期： 
申訴人確認(rèn)： 
申訴人： 
日期：